Automation
Сметы, договоры и счета, которые формируются автоматически, подписываются онлайн и оплачиваются вовремя.
Что вы получите
Сметы, договоры и счета, которые формируются сами из единого источника данных, подписываются онлайн и сами напоминают об оплате, пока деньги не поступят.
Бумажная работа тормозит сделки и замораживает деньги. Мы автоматизируем цепочку документов от начала до конца: сметы и коммерческие предложения формируются из данных вашей CRM, договоры уходят на электронную подпись, счета создаются в момент закрытия сделки, а напоминания об оплате срабатывают по расписанию, и всё сверяется с вашей бухгалтерией. Вы перестаёте копировать имена в шаблоны и начинаете получать оплату вовремя.
Системный подход к работе, чтобы дело двигалось быстро и без срезания углов.
- 01
Описать документооборот
Мы прослеживаем каждый документ, через который сегодня проходит сделка: сметы, коммерческие предложения, договоры, счета, квитанции и данные, которые нужны каждому из них. Узкие места, перепечатывание и провалы в напоминаниях наносятся на карту, чтобы мы автоматизировали цепочку, а не одну форму.
- 02
Собрать шаблоны
Ваши документы пересобираются как брендированные шаблоны на данных с определёнными переменными полями: клиент, объём, условия, суммы, даты. Одно изменение в исходных данных обновляет документ, и ничто не перепечатывается дважды.
- 03
Подключить генерацию и подпись
Мы связываем шаблоны с вашей CRM и формами, чтобы смена этапа сделки или отправка формы генерировала документ и отправляла его на подпись через инструменты вроде PandaDoc, DocuSign или Dropbox Sign. Статус возвращается автоматически: просмотрен, подписан или завис.
- 04
Автоматизировать счета и напоминания
Счета формируются из подписанных сделок через Stripe, QuickBooks или ваш биллинговый инструмент, с прикреплёнными ссылками на оплату. Вежливые напоминания срабатывают по вашему расписанию до момента оплаты, для упрямых случаев определена эскалация, и ничто не зависит от чьей-то памяти.
- 05
Сверить и передать
Платежи возвращаются в вашу бухгалтерию и CRM, поэтому записи о сделках, счета и реальность банковского счёта совпадают. Мы документируем всю цепочку простым языком, обучаем вашу команду и остаёмся на связи, пока через систему проходят первые реальные циклы.
Всё, с чем вы остаётесь, полностью принадлежит вам, без привязки к нам.
- Брендированные шаблоны на данных для смет, коммерческих предложений, договоров и счетов.
- Генерация документов в один клик или полностью автоматически из вашей CRM и форм.
- Потоки электронной подписи с отслеживанием, чтобы вы знали, что просмотрено, подписано или застряло.
- Автоматическое выставление счетов со ссылками на оплату через Stripe, QuickBooks или ваш биллинговый инструмент.
- Напоминания об оплате по расписанию и определённый путь эскалации для опаздывающих плательщиков.
- Сверка с вашей бухгалтерией и CRM, чтобы записи совпадали с реальностью.
- Документация всей цепочки на понятном языке, принадлежащая вам.
То, о чём клиенты спрашивают нас перед стартом.
На каких инструментах вы строите?+
PandaDoc, DocuSign и Dropbox Sign для подписей; Stripe, QuickBooks и Wave для счетов и платежей; Make.com и прямые API для связки между ними и вашей CRM. Мы выбираем по соответствию задаче и стоимости для вашего случая, и каждый аккаунт принадлежит вам.
Имеют ли электронные подписи юридическую силу?+
Электронные подписи через крупные платформы сопровождаются полным журналом действий и широко признаются, в том числе по американскому закону US ESIGN Act и европейским правилам eIDAS. Для необычных юрисдикций или типов документов уточните детали у своего юриста; система, которую мы настраиваем, поддерживает оба пути.
Справится ли система с нашей кастомной логикой цен и смет?+
Да. Ступенчатые цены, опции, комплекты, налоги и скидки кодируются в шаблоны и логику генерации. А там, где важно одобрение человека, мы его встраиваем: документ ждёт клика, прежде чем уйти.
Что это заменяет на практике?+
Перепечатывание имён и сумм в шаблоны Word, поиски пропавшего договора, счёт, ушедший на две недели позже, и неловкое письмо с вопросом, оплачен ли он. Цепочка работает сама, а ваша команда занимается только исключениями.
Не будут ли напоминания об оплате раздражать клиентов?+
Напоминания написаны вашим голосом, распределены по вашему расписанию и останавливаются в момент поступления оплаты. Большинство клиентов предпочитает понятную вежливую систему неожиданному звонку о просрочке. Каждый шаблон вы утверждаете до того, как что-либо отправится.
Работает ли это с CRM и сайтом, которые у нас уже есть?+
Да. Мы подключаемся к вашей существующей CRM, формам и биллингу, а не заменяем их. Если в вашем стеке есть реальный пробел, мы прямо об этом скажем и предложим самый маленький инструмент, который его закрывает.
Отрасли, где Автоматизация документов и оплат входит в комплексное решение, которое мы создаём.
Услуги, которые мы часто сочетаем с «Автоматизация документов и оплат».
Ответ в течение 1 рабочего дня. Никаких обязательств.